さて、楽しかったオフ会の模様は皆さんブログにアップされていますので割愛させていただきます。
今回は幹事のお話。 長いよw
M@E全国オフが開催されるまでの裏のお話です。
【まずは会場となる渚園キャンプ場の予約】
5月はイベントが多い時期なので先手を取らないといけないため1月に申請書を提出します。
日付は2月です。
必要なのは3枚。
100台程度までなら75m×75mで十分です。
【ブログでの告知】
渚園は浜松市が運営するキャンプ場ですので、市の大きなイベントの会場が渚園になった場合、そちらが優先されます。
申請が確定するのは３ヶ月前なので2月19日に正式に決まります。
つまり、告知は少しフライングしてます。
【協賛メーカーさんへの告知と出店依頼】
今年は8社にお願いしました。
地元浜松市のセカンドステージさんは去年の全国オフからお願いしていましたので今年も出店していただけました。
全員への参加記念品も作っていただきました。
その他は・・・
やはり5月はイベントシーズン。
他の大規模イベントと被る事が多く、出店は難しいとのお返事でした。
しかしながら、協賛品の提供はしていただけるとの事で沢山の商品を用意していただけました。
fclさん
LEDカラーチェンジバルブ
シュアラスター さん
ゼロウォーター100本と冊子
ライズトレーディングさん
ドラレコやらLEDやらマイクロファイバークロスやら・・・凄いいっぱい
ワイズファクトリーさん
光沢復活剤
カスタムプレート・KPSさん
カスタムプレートの製作無料券 ２枚分
オートプロジェクトさん
クイックコーティングQ7 10本
総数40点以上 10万円分以上になります。
各メーカー様 本当にありがとうございました！！
【ワゴニストさんへの取材依頼】
毎年来ていただいていますが、HPより取材依頼をお願いしています。
【ロゴマークの製作】
みんカラのお友達に相談に乗ってもらいながら毎日エスティマの画像とにらめっこ。
一昨年は上半分のシルエット。
去年はテールランプのシルエット。
今年はルーフのラインをデザインしました。
素人ですのでそれなりの出来栄えです。
【キャンギャルの手配】
ファイナル！って事で奮発して二人です。
去年来ていただいたキャンギャル（山口悦子さん）の紹介で二人決まりました。
【Tシャツの製作】
毎年作ってもらっている友達の会社に依頼しました。
シャツの色やデザインの配置などなど・・・
キャンギャルはライトイエロー
スタッフ・一般はブラック
【ステッカーの製作】
みんカラのお友達の紹介で150枚注文。
全員配布です。
【M@Eグループの立ち上げ】
渚園の予約が2月19日に正式に受理されましたのでグループを立ち上げ、参加募集を開始します。
参加表明がある度にメールが届きますので、一つずつ確認して受理します。
【振込み確認用のブログの投稿】
参加表明された方全員にコメントを入れてもらう為のブログです。
コメントを入れてもらった方からオフ会の詳細と参加費の振込み案内をメッセージします。
このあたりからメールの量がハンパないです。
【お昼のお弁当の手配】
弁当屋さんにあらかじめ連絡を入れておき、オフ会の1週間前に数量確定の電話をします。
【参加費の振込み確認】
振込みがあるとジャパンネット銀行からメールが届きますので、確認してからコメントの返信で受付完了です。
すでに数百通のメールが届いてますので、一覧表を作らないと管理ができません。
【スタッフの要請】
流石に一人では運営ができないのでスタッフを集めます。
長年のお付き合いのあるお友達にお願いします。
16名でしたがエスティマに乗ってるのは5名で、後はOBです。
【スタッフ用と販売用のTシャツを発注】
スタッフはボランティアですのでTシャツはプレゼントです。
1着2000円ナリ
【前泊スタッフの宿の手配】
何も目印のない芝生にエスティマを整列させるのは無理なので前日にライン引きをお願いしています。
4名分の予約
【協賛メーカーへのご挨拶】
メールでも良いのですが、直接お会いして話をしたいので、可能な限り行くようにしています。
オートプロジェクトさん
カスタムプレート・KPSさん
セカンドステージさん
【回数駐車券の購入】
渚園入口には有料ゲートがあります。
ランデで来られた方が有料ゲートに並ぶと周辺道路が詰まってしまうので、スムーズに入場できるよう予め回数券を購入しておきます。
当日、スタッフがゲートに立ち、全車回数券で入場してもらいます。
【ジャンケン大会の景品買い出し】
1人だったりカップルだったり家族参加だったり、様々な参加者が見えるので、まんべんなく色んなジャンルを買います。
大体3万円程の予算で購入してますが、参加者が増えた場合は単価を上げたり色んな調整をします。
【参加者全員の名札作り】
思い出の一品にしてもらおうと画像編集ソフトで色々合成して作ります。
【渚園入場パスの製作】
オフ会参加車両と一般キャンプ者との識別のために必要なので作ります。
コレも思い出の一品になるよう頑張って作りましたが、このデザインなかなか苦労しました(笑)
【お子様向けのゲームの準備】
家族で参加される方も多く、毎年たくさんの子供たちが見えます。
プリンやヤクルトをストローで吸うゲームの他、エスティマに関するクイズを作ってみました。
親子で一緒になってエスティマの勉強ができます。
【会場のレイアウト作成とライン引き】
100台ものエスティマをビシッと整列させるには図面は不可欠です。
決められたスペースへ等間隔に並べ、尚且つお互いのドアがぶつからない配置にします。
私と前泊スタッフがオフ前日の夕方に渚園入りし、お客さんが帰った後から日没までライン引きをします。
【オフ当日の早朝準備】
7時にスタッフミーティングをし、本部の設営、残りのライン引きをします。
無線機を持ったスタッフは一時待機場所とオフ会場との様子を連絡しあいながら車両誘導をし、会場入口で入場パスを配布し、一台ずつ並べていきます。
【受付と参加記念品・名札の配布】
題名のとおりです(笑)
こんな感じにM@E全国オフを運営してました。
文章にすると簡単ですが、実際はもっと大変でした。
参加者が100台を超えるわけですから、私は100人以上と相手をする事になります。
メッセージが来るとドキドキするんですよね(笑)
ところで皆さん・・・
運営資金はどうなってるのか気になりませんか？
では、大公開～♪
まず、今回の参加台数は102台でした。
収入としては 3500円×102台＝357000円
以下支出
会場使用料とキャンギャル 約180000円
駐車券 30000円
じゃんけん大会の景品 約30000円
ゲーム開催費用 約10000円
16名分のスタッフ用Tシャツ 32000円
前泊スタッフの宿泊費（素泊まり×4名） 16000円
ステッカー 15000円
協賛メーカー・ワゴニストさんへの手土産 5000円
名札 7000円
本部備品（電池・ライン引き資材・本部テント等） 10000円
プリンターインク・入場パス・名札用紙 12000円
その他協賛メーカー回り等のガソリン代や高速代を含むと・・・
こんな感じなんです♪
いや・・・落ちてます・・・
まあでもウチのボロテントが新品になったのでヨシと考えましょう♪♪
今回でファイナルとなりましたが沢山の方の協力があって無事終えれたと思います。
前日からのライン引きを引き受けてくれたスカイウォーカーさん・はやブンさん・はちおやじぃ～さん・ジェダイさん 当日 大遅刻だったけどヽ(`Д´)ﾉ
キャンギャルの手配から送迎までしてくれたtakebowwさん 私を強制的に幹事にした張本人
じゃんけん大会を盛り上げてくれたakkeyさん 朝の誘導キレてたけど
ゲート係のエキスパートkamezouさん 見事な残チケットさばき
参加してないのにわざわざ誘導員として来てくれた隠密さん コワイ・・・
メガホンあるのに大声だけで誘導してくれたkurokamoさん・なが＠さん デカい・・・
入場パス配布と協賛品の手配をしてくれた日々輝さん・ひろパチさん ホント助かりました
本部設営から受付け業務をしてくれたtak1さん・GAICHIさん・ピンコちゃん ピンコちゃんだけ「ちゃん」付けw スマセン
ステッカー製作の相談から発注手配をしてくれた布袋さん うちわは断念・・・
参加者全員分の協賛品を手配してくれたエスティー3さん もっとゆっくりお話したかった
運びきれない荷物をウチまで取りに来てくれたみやちいさん クイズ間違ってんじゃねーよ！
いつも（？！）快く（？？）手伝ってくれた嫁さん コメント無し
本当にありがとうございました！！
車のイベントに限らず、これからイベントの主催や幹事をやってみようかと思う方の参考になればと思います。
さて・・・来年・・・・
どうしましょうかね？
BBQでもしましょうかね？？
でもね。。。
幹事はもうしませんよ！！
