元Mini乗りのChakaのブログ一覧

更新：連絡つきました！
参加者の方には明日お知らせメールさせていただきます。
イベントスタッフも十分揃っていますので安心ください。
スタッフが多くて誰に何をしてもらうか指示がかわからなくなったりｗ
以下は過去の話--------------------------
ABC+Sミーティングinえひめ2019の会場配置の決定稿もっている（知っている）メンバーいませんか？サイトにアップと会場配布チラシ（注意や会場図を書いたもの）が印刷できません（苦笑）

以前から言っているように前日はキャンプ入りしています。
印刷できるのは今日までです。提供情報にもよりますが（そのまま張り付け対応可のデータなら早い）作業もありますので21時までにお願いします。
（データ受け取りは帰宅前でも可能です）
0時には出発します（予定は帰宅後すぐに寄り道しながらだったのですが仕方ありませんｗ）

急遽変更出された変更案にはスケジュール上の（それ以外も）無理がある指摘を行っていますが
変更修正されたスケジュールの返答もありません、

こちらはLINEできませんのでどのような計画案で準備が進み何がどう決まっているのかわからない状態でここまで来ました。
円滑に情報やり取りできずにサイト運営が出来ているのか自分でも不思議ですｗ

もう2日前ですので459運営スタッフの方で問題ありませんので最終の計画・会場配置・スケジュールをご連絡ください。参加者には事前に知る必要のない情報で告知などはしませんが当日のスタッフ人数と配置が分かる計画・会場配置図をお願いします。

このままだと参加者に告知のないやさしくないイベントになってしまいます。

459メンバーの皆さんは1年以上の準備期間を経て開催・お手伝いをされることになるでしょうから最後でつまずかないようにイベント当日を迎えましょう。

（限定ブログに後日変更します）
　参加表明締切後に参加のお問い合わせが数件ありましたが、見学参加をご検討いただくようご案内いたしました。またキャンセル待ちの受付も行っておりません。
もしキャンセル待ちの参加受付を行うならば締切りより前に告知していなければなりません。
運営関係の知り合いだから等の理由で参加を追加するなどはフェアではありません。締切後しばらくたってキャンセル待ち追加もフェアではありません。（締切り後に問い合わせした人が有利過ぎます）

参加台数が多くなるのはうれしい事です。
希望者は全員参加できるのが理想です。
やりたい事はいくらでもあります。

ただ理想を実現するにはそれに至るまで準備が必要です。
時間・人員・手段どれも不足がち状態ですから大きく変更するのは困難です。

見学参加はイベント会場内への入場・参加車両の見学・オーナーさんとの交流にとどめている現状維持を強く推奨します。459トモコレのQR読み取りは運営として追加の負担はありません。（強いて言えばサーバーの送信量が増えるぐらいです）フルおーぷんABCリレーは会場が狭くなりますが見学を排除することは無理です。開催に支障をきたす負担と判断される場合は企画を取り下げます。
見学者のビンゴ参加など運営負担が増える事は回避を強く推奨します。
見学者のビンゴ参加可能とした場合は受付の混雑増加もしくは見学者受付の設置、参加費の徴収、ビンゴカードの準備、会場の密度が高くなる、もしくはグランドなど変更により声が届きにくくなり対策が必要になります。
持ち込む予定のラジカセでは力不足です。

運営・会場のキャパは（チャレンジが含まれますが）MAX111台としました。
当初は参加台数60~80台（MAX100台）で開催案を出しました。

東は福島ABCCS、中部にまんなかABCS、中国地方にABC+S広島、九州にはABCミーティングと全国区レベルの大きな集まりイベントがあるのですから四国（近辺含む）のABCSオーナーさんの交流機会を作るという台数としては妥当なラインだと思います。
また、運営スタッフ・会場キャパ・参加予想台数から開催予算からもMAX100台は十分に現実的なラインです。
ABC+Sミーティングin広島のように会場費が必要なければ雨天時などのコスト面のリスク、当日参加台数の幅もある程度は柔軟に対応可能でした。

残念ながら四国のABC+Sミーティングinえひめ2019はマリンパーク新居浜イベント広場など（有料施設）をお借りして開催していますので会場キャパ・コストの制限がまずあります。雨天時の対応も用意しなければなりません。

運営スタッフ数も潤沢とはいえません。
広島のABC+Sミーティングに参加された方はご存知だと思いますがABCミーティングの事前振り込みと異なり当日参加受付で参加費をお支払いしてもらう方法だと事前参加のハードルは低くなりますが参加者が多くなるとそれだけ当日受付が込み合います。車種毎に分けてもあの列ができてしまいました。
今回は見学者用駐車スペース（グランド半分）がありますのでそちらにもスタッフが必要です。
イベント広場前の道路に誘導係（見学車両を奥グランドへ誘導）
イベント広場内入口付近の参加確認スタッフ・駐車誘導(3人以上)・交代/連絡要員・参加受付（最低2列3名）・レストランの申込は参加受付で行うと込む原因になりますので希望者だけですので別枠受付が望ましいです。ビンゴ景品提供が仮に広島（ジャンケン景品提供品）3分の1だとしてもその受付や置き場所、仕分けにスタッフが必要です。
全体を統括指揮するイベント開催責任者は本部に常駐です。最低でも10名以上のスタッフが会場の9時30時点には必要になります。

今のところ459ABC+Sから連絡がないので、おそらく提案した案に修正がなく準備が進んでいるのではないかと思います。変更なければ当日スタッフ用のマニュアル？的なものを用意します。
もし変更があるならば、急ぎご連絡ください。
それを実現可能な調整・準備は出来ていますか？
全体の調整などこちらで把握していませんが459ABC＋S運営スタッフの方がそちらで準備されたマニュアルを理解されていれば大丈夫でしょう。

できればスケジュールなど告知が必要な事は参加者に事前に告知したいですが。

参加者の方が「いいね」してくれるイベントとなるよう期待しています。

参加表明締切に伴い各参加車両の上限が確定しましたので会場配置案を改訂しました。
この案で特に変更の必要がなければ車種別の誘導など細かい事は後日説明いたします。（特にS660エリア）
開会式後などの移動は基本前回の説明と同じ流れでOKかと考えています。

問題提起されませんのでこちらからスケジュール変更の提案を

四国ABCSスタッフの負担を増やすことになりますがスケジュールの切り上げが必要です。
現在、受付開始（開場時間）を9時45分と告知しています。
当初の見込み60～80台で提案したものです。
やみくもに参加台数の増やす試みは回避しましたが現時点で100台以上の参加表明があります。
（本日が締切ですがMAX111台になる可能性もあります）

貸し出しているタープテントとテーブルだけでは受付は2列が限度です。（ビンゴ景品の受付も必要2＋1）
机を追加してもタープテント幅250㎝なので3列（3＋1）が限度です。

9月13日の公開限定ブログ「早急にイベント開催計画をご提示ください」に書いた
---------------------------------------
9：05 スタッフ集合・和室確認
9：45 メイン会場開場
11：30 受付終了（レストラン予約締切）
11：40 開会式＋集合写真
13：30 和室　ビンゴ大会（天気が良ければ屋外で）
14：40 閉会式
15：00 屋内施設返却
返却時間20分前までメイン会場解放
-----------------------------------------
ほぼそのまま採用されています。

運営スタッフの負担を増やす事になりますが開場時間を9時30分に切り上げる事を提案します。
それに伴い運営スタッフの集合時間も8時30分と変更。
スタッフ集合が更に早くなるのは当初の計画になかった確認事項が増えている事、台数がMAXに近いので
車両を使い一部スペース確認の必要があるためです。

事前表明者のみ参加者とすることになりましたので前日にサイト更新とメールできれば対応可能です。
それまでに459運営メンバーの了解をとり繰り上げ対応できるようお願いします。

開場時間が早すぎるのは双方に負担が大きくなるので9時30が落としどころだと考えました。
あとレストラン予約受付は考慮していませんでしたのでビンゴ受付と兼用して対応していただければと思います。
参加受付は極力手短に行う必要があります。その為ビンゴ・レストラン予約は別対応とします。
別途持ち込むオープンタイプのサンシェードテントをビンゴ景品受付に使うのも良いかもしれません。
（テーブルがないので100均などでクリップボードを4・5枚用意する必要があります）

-変更案--------------------------------------
8：30 スタッフ集合
9：30 イベント広場開場
11：30 受付終了（レストラン予約締切）
11：40 開会式＋集合写真
お昼のフリータイム
13：10おーぷんABCSリレー協力者集合
13：30おーぷんABCSリレー
14：00 ビンゴ大会

14：50 閉会式・閉会後自由解散
閉会式後イベント広場への車両入場をどうするかを決めてください。
ABC+SMTGin広島では終了後に車両が減った頃に車両移動して集まり撮影したりされています。
えひめではどうするか。
（スペースや安全面から許可しない、もしくはグラウンドを利用してもらというのも理にかなってはいます。）

16：30　イベント広場閉鎖
-----------------------------------------

開会式後　13時半の午後イベント開始まではフリーです（主に昼食タイム）
おーぷんABCSリレーですがスペースの関係で2列での競争はなしとします。
代わりにフルおーぷんABCSリレーとして開催します。
開会式終了時にリレー参加+VIVIO車両のオーナーさんのお名前を読み上げ開会式後本部に集まってもらい参加の確認を行います。13時10分にはお車に戻って移動の待機してもらうようにお伝えします。

13時10分下記の図のように移動してもらい並べます。

13時30分からVIVIOｎおエキシビジョンを行い終了し車両移動が終了しVIVIOオーナーさんが戻ってこられたらフルおーぷんABCSリレー開始します。
（タイム計測する予定です）
終了後は車両位置そのままで午後イベント（ビンゴなど）に入ります。
フルABCS車両が並んでいるので10分ほど撮影タイムをとってもいいかもしれませんね、
ビンゴ終了時もしくは閉会式のどこかでVIVIOオーナーさんとフルおーぷんABCSリレー協力者への粗品お渡しを行いたいと思います。

以上です。