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仕事は今週が(2回目の)ヤマです。だから机もこんな感じに...

今日、サイパン島のお客様から、納入品に関して予想したものと違うとのことで交換要求がありました。当社は海外取引の場合は原則として事前入金。お金は既にいただいているので、ブツを返品するから返金しろという話まで出てきてちょっと厄介なことになりそうだったので、ブツの返送費用はお客様にご負担いただく代わりに、代替品(予想していたものとほぼ同じもの)を出すことで帳尻を合わせることになりそうです。冷静に考えると難しくもないのですが、販促物の原稿をやっつけながらこの対応を考えた後に、なんとか利益も確保できそうだったので上司に報告して承認をいただきました。
ところが自分では理解しているつもりなのですが、うまく上司に説明できないのです。論理立てて
「最初の状況(受注した内容と送金してもらった金額合計および内訳)」
「途中経過その1(入金後の発注品目の変更)」
「途中経過その2(一部欠品があるので分納となり1回目を発送)」
「途中経過その3(分納後の残額合計を計算)」
「途中経過その4(受取後に予想と異なる製品だったので返品＆返金または交換要求あり)」
「途中経過その5(品番はお客様による品番特定であり、製品の仕様を説明するも引き続き返品＆返金または交換要求あり)」
「途中経過その6(お客様負担での返品を確認し、代替品とその価格を案内)」
「途中経過その7(追加支払い無しでの代替品送付要求あり)」
「途中経過その8(なんとか利益が確保できそうなことが分かり各方面と調整開始)」

という経過を説明できませんでした。そういう訓練も不足してるみたいです。。。。